自從個資法公布以來，掌握許多民眾個資的政府單位更是必須戰戰兢兢地看待個資文件保護，總統府身為國家表率，導入個資盤點系統並將個資文件以不同資料夾方式存放歸檔，進而管制可存取使用的人員，慎防個資外洩。然而在資料夾管制之下，仍然存在一些個資外洩的情況：

1. 有權限的使用者可開啟文件將內容複製貼出。
2. 可進入資料夾者仍有可能將文件取出並無意間發放給其他非授權者使用。
3. 這些文件的存取沒有紀錄，無法得知是誰使用。

因此總統府需要一套系統能有效達到個資文件保護，同時對存取進行管制與紀錄。