DMP 知識文件管理與保護系統

產品介紹

DMP可提供企業內各類型文件 (如:合約、部門文件、會議記錄、內控文件與規章制度等)完整的管理與保護功能,其內建完整的文管功能,如:文件分類、快速搜尋、存取控制、審核流程、稽核報表、安全保護、即時訊息與多點管理等功能,也可應用滿足各種文件管理制度的要求 (如:ISO 9001、ISO 14001、IATF 16949、OHSAS 18001、PIC/S GMP Annex 11與FDA CFR Part 11等),用一套系統即可透過彈性的後台設定實現多種文件類型的管理制度與方法。

DMP為一個集中控管、分散儲存且易於分享的平台,但卻又可兼顧安全性,從早期PDF限閱保護功能到最新一代的原始檔案限閱保護功能,皆可達到用戶端僅能線上閱讀文件內容並結合文件動態浮水印的安全防護機制(不可另存檔案、複製內容、螢幕擷圖與列印)。此外,除了內部文管應用外,也可多架設一台文件外部存取系統,延伸應用至供應商或客戶。

主要特色

全方位的文件安全與保護

DMP文件閱讀保護支援PDF或原始檔保護與文件動態浮水印,文件權限支援文件機密等級與角色與繼承式的權限管理。

完整的文件生命週期管理

支援完整文件生命週期的功能,從文件發行、審批、教育訓練(待生效)、改版、廠區紙本申請分發與改版回收管理、文件閱讀任務、廢止、刪除,深入文件管理的每一個細節。

便利的文件查詢與分類

支援全文檢索與文件屬性查詢,並且查詢關鍵字可簡、繁字互查,並支援文件可快速重新再分類的文件分類樹。

嚴密的稽核報表與預警

提供ISO常用稽核報表與完整使用者記錄,並且根據使用者行為可設定異常行為預警通知。

跨地域的文件溝通與管理

支援多站點檔案同步與分區文管,適合多分公司與廠區的應用。

安全有效率的公司文件交換

DMP針對需給外部供應商或客戶的文件,提供自動分發、閱讀保護、分發通知與外部廠商閱讀統計的功能。

知識管理

DMP不僅是一套具備完整的文件功能的軟體,同時也可作為發展知識管理的基礎,當選購知識地圖後,可將企業推進至知識管理的階段,另外文件評分、評論與知識文件統計報表功能可輔助企業推廣知識管理。

應用領域

文件分級管理

公司內針對可能的機密性文件,常常會制訂一套文件機密等級管理辦法,要落實此辦法實屬不易,而DMP可針對文件分級制訂安全政策,便於管理分級文件,且針對高機密性文件(如:產品規格書、產品設計圖或專利文件等),這些文件若流出公司,將造成公司重大損失,尤其近年來洩密事件頻傳,絕對不可輕忽。
DMP提供線上閱讀保護文件的機制,使用者只能線上唯讀檔案內容,無法透過複製或列印取得文件內容,甚至有動態浮水印可嚇阻偷拍檔案內容,以達到文件安全分享。同時針對有導入文件機密等級的公司,DMP的文件安全政策功能即可直接應用管理權限。

集團或跨區/國公司文件集中化

集團公司、跨國公司或多廠區的公司需要一個統一集中的文管系統,但又希望各點文件可獨立管理,且公司內的文件類型相當多樣化(如PDM或合約等),若能集中於一平台,則可提升尋找文件的便利性。
DMP提供彈性自定義文件屬性功能,適合各類文件的應用,且提供分區文管功能可讓分公司的小文管分權管理,而另外我們也提供MultiSite模組,可架設於各分點,晚上可將主點的檔案自動cache,以加速閱讀文件的速度,並節省網路傳輸頻寬。

品質/生產文件全作業管理

目前許多企業都會導入品質管理制度(如:ISO 9001、ISO 14001、IATF 16949與PICS/GMP等),而電子文件管理是滿足此制度需求的很重要一環,若有一個適合的系統,將省去很多人員管理的時間與錯誤發生率,而當被稽核時,也可較容易通過。除了管理電子化文件外,列印的紙本文件,也須做到版本管理,才不易造成產線用錯版本的問題。
DMP提供完整的文件生命週期管理功能,不僅針對電子檔,且含紙本文件分發作業,可因應各種品質系統的管理需求。

供應商/客戶文件管理

目前企業分工趨於精細,所以一個企業的上、下游廠商可能很多,中間會有相當多的文件需要發放或往來(如:承認書、產品規格書),中間可能含有機密性的文件或者也可能因為版本寄送錯誤而造成缺失。
DMP的外部文件模組可直接架設於公司DMZ網路,內部生效時需同時分發至外部供應商/客戶的文件,可透過DMP自動分發文件至外部文件系統功能完成。

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